Las sociedades mercantiles podrán sesionar de forma virtual y sin firma ológrafa

 

nota2web

 

alejandro         Por: Alejandro Sánchez Cabanillas1.

  

EL VOTO EN LAS JUNTAS O SESIONES DE LAS SOCIEDADES

 

Las acciones en las sociedades mercantiles otorgan el derecho a voto, si bien existen acciones sin derecho a voto, la regla general es que todo accionista tenga derecho a voto y por tanto le asisten los siguientes derechos:

 

  • Participar en el reparto de utilidades y en el del patrimonio neto resultante de la liquidación;
  • Intervenir y votar en las juntas generales o especiales, según corresponda;
  • Fiscalizar en la forma establecida en la ley y el estatuto, la gestión de los negocios sociales;
  • Ser preferido, con las excepciones y en la forma prevista en esta ley, para:
  • La suscripción de acciones en caso de aumento del capital social y en los demás casos de colocación de acciones; y
  • La suscripción de obligaciones u otros títulos convertibles o con derecho a ser convertidos en acciones; y,
  • Separarse de la sociedad en los casos previstos en la ley y en el estatuto.

 

Como se puede apreciar, ser accionista otorga la facultad de administrar y decidir, a través de los órganos de la sociedad y del voto, sobre el curso de la sociedad.

 

Por ello, una de las formalidades de las actas es que se indique la forma, el resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados. Cualquier accionista concurrente o su representante y las personas con derecho a asistir a la junta general están facultados para solicitar que quede constancia en el acta del sentido de sus intervenciones y de los votos que hayan emitido.

 

Pueden asistir a la junta general y ejercer sus derechos los titulares de acciones con derecho a voto que figuren inscritas a su nombre en la matrícula de acciones, con una anticipación no menor de dos días al de la celebración de la junta general.

 

Si bien ejercer el voto es un derecho que corresponde a todo accionista, los directores y el gerente general que no sean accionistas pueden asistir a la junta general con voz, pero sin voto. Asimismo, el estatuto, la propia junta general o el directorio pueden disponer la asistencia, con voz, pero sin voto, de funcionarios, profesionales y técnicos al servicio de la sociedad o de otras personas que tengan interés en la buena marcha de los asuntos sociales.

 

EL VOTO POR MEDIO ELECTRÓNICO O POSTAL

 

Recordemos que mediante el Decreto Legislativo 1061, Decreto Legislativo que Aprueba Modificaciones a la Ley del Mercado de Valores, Decreto Legislativo 861, publicado el 28 de junio del 2008, a través de su Cuarta Disposición Final Complementaria, se incorporó el artículo 21-A a la Ley General de Sociedades, el cual establecía lo siguiente:

 

Artículo 21-A.- Voto por medio electrónico o postal

Los accionistas o socios podrán para efectos de la determinación del quórum, así como para la respectiva votación y adopción de acuerdos, ejercer el derecho de voto por medio electrónico siempre que éste cuente con firma digital o por medio postal a cuyo efecto se requiere contar con firmas legalizadas.

 

Cuando se utilice firma digital, para ejercer el voto electrónico en la adopción de acuerdos, el acta electrónica resultante deberá ser almacenada mediante microforma digital, conforme a ley.

 

Cuando la sociedad aplique estas formas de voto deberá garantizar el respeto al derecho de intervención de cada accionista o socio, siendo responsabilidad del presidente de la junta el cumplimiento de la presente disposición.

 

La instalación de una junta o asamblea universal, así como la voluntad social formada a través del voto electrónico o postal tiene los mismos efectos que una junta o asamblea realizada de manera presencial.

 

No obstante, mediante la Ley 31194, el pasado 26 de abril, se ha modificado dicho artículo, en el siguiente sentido:

 

Artículo 21-A. Sesiones no presenciales y ejercicio de los derechos de voz y voto no presenciales

Los órganos de las sociedades podrán realizar sesiones no presenciales, con la misma validez que las sesiones presenciales, a través de medios electrónicos u otros de naturaleza similar, de conformidad con lo establecido en su estatuto, garantizando la identificación, comunicación, participación, el ejercicio de los derechos de voz y voto de sus miembros y el correcto desarrollo de la sesión, siendo su cumplimiento de responsabilidad del que conforme al estatuto y la ley le corresponda convocarla o presidirla. Esta disposición no es aplicable cuando exista una prohibición legal o estatutaria.

 

Las sesiones no presenciales podrán ser convocadas por medios electrónicos u otros de naturaleza similar que permitan la obtención de la constancia de recepción o a través de los demás mecanismos previstos en la presente ley. Las actas de las sesiones no presenciales deberán estar firmadas por escrito o digitalmente por quienes están obligados conforme a ley o su estatuto, e insertadas en el libro de actas correspondiente. Estas podrán estar almacenadas, adicionalmente, en medios electrónicos u otros de naturaleza similar que garanticen la conservación del soporte, así como la autenticidad y legitimidad de los acuerdos adoptados.

 

El ejercicio del derecho de voto no presencial, en sesiones presenciales o no presenciales, se podrá realizar a través de firma digital, medios electrónicos u otros de naturaleza similar, o por medio escrito con firma legalizada.

 

Como se puede apreciar, los órganos de la sociedad (la junta general de accionistas, el directorio y la gerencia) podrán realizar sus sesiones de forma no presencial, esto implica que podrán sesionar ya sea de forma semipresencial incluso, mediante cualquier medio electrónico, red social, o plataforma virtual que garantice la identificación, comunicación, participación, y el ejercicio de los derechos de voz y voto de sus miembros.

 

En cuanto al voto, los accionistas podrán ejercer su derecho votando a través de firma digital, medios electrónicos u otros de naturaleza similar. Esta disposición es aplicable tanto para las sesiones presenciales o no presenciales. Con ello se deja a salvo la necesidad de votar mediante la firma ológrafa o manuscrita, proporcionando diversos mecanismos para la manifestación de voluntad de los accionistas.

 

Recordemos que la firma electrónica y firma digital son dos mecanismos distintos pero relacionados entre sí. En ese sentido, la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, establece que la firma electrónica consiste en cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.

 

Por otro lado, la firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada. Las firmas digitales son generadas a partir de certificados digitales.

 

En este caso, conforme a la modificación del artículo 21-A de la Ley General de Sociedades se ha dispuesto que el derecho a voto podrá ejercerse mediante la firma digital, medios electrónicos u otros de naturaleza similar, o por medio escrito con firma legalizada. Es decir, no limita el uso de la firma digital como una derivación de la firma electrónica, sino que permite el uso de otros medios electrónicos.

 

UNA OPORTUNIDAD PARA MODIFICAR LOS ESTATUTOS DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES

 

No obstante lo descrito precedentemente, las sociedades deberán modificar o adecuar sus estatutos en ese sentido, pues los mismos estatutos también podrán prohibir que las sesiones se realicen de forma no presencial (o para determinados puntos de agenda) o regular de forma más amplia cómo se podrán llevar a cabo estas sesiones.

 

Al respecto, la primera disposición complementaria final de la Ley 31194, establece que “Las sociedades constituidas que opten por realizar sesiones no presenciales podrán, según corresponda, adecuar sus estatutos a lo dispuesto en la presente ley. La sesión destinada a adecuar los estatutos podrá realizarse de manera no presencial con las mismas garantías a que se refiere el artículo 21-A de la Ley 26887, Ley General de Sociedades.”

 

Esta modificación no es obligatoria durante la vigencia de un régimen de excepción, donde se suspende el ejercicio de derechos constitucionales que impiden la realización de sesiones presenciales, los órganos de las sociedades podrán realizar sesiones no presenciales conforme a las reglas previstas en el artículo 21-A de la Ley 26887, Ley General de Sociedades.

 

BONUS TRACK

 

Las disposiciones contenidas en la Ley 31194 podrán aplicarse, según corresponda, a las personas jurídicas reguladas en el Código Civil y otras leyes especiales. Esto es, a las asociaciones, fundaciones y comités.

 

 

[1] Abogado por la Universidad Nacional de Trujillo, con especialización en derecho corporativo por la Universidad ESAN y Recursos Humanos por Zegel IPAE. Es docente de la Cámara de Comercio de La Libertad y de la Universidad Ricardo Palma. Cuenta con amplia experiencia en asesoría laboral al sector empresarial, negociaciones colectivas y planeamiento contractual laboral.

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